COPLAFT

Para muchas personas el conocimiento del cliente es la obligación que los sujetos obligados tienen de identificar a sus clientes y la prohibición de prestar servicios a personas no identificadas, como, por ejemplo, las cuentas corrientes anónimas. Sin embargo, las autoridades de los diferentes países, en desarrollo de las recomendaciones internacionales, han ido más allá y demandan controles suplementarios como desarrollo de la Política de Conocimiento del Cliente. Por esta razón, es importante que usted conozca los alcances de esta figura y la utilidad que tiene para los fines de toda entidad.

3.1.1. Del Conocimiento del Cliente en General

Existen muchas formas de conocer al cliente. Desde el punto de vista del mercadeo (comercial), se puede conocer al cliente cuando se conocen sus hábitos de consumo, sus preferencias y las demás características que describen su posición relativa frente a los demás clientes. Desde el punto de vista social, es cuando se ha tenido algún tipo de relación con él, por ejemplo cuando el cliente es un conocido o un amigo.

Para efectos de la prevención al lavado de activos, el conocimiento del cliente desde el punto de vista del mercado y desde el punto de vista social son útiles pero no suficientes. Las políticas de conocimiento del cliente en toda entidad deben ser un esfuerzo organizado para recolectar la información relevante que nos permite detectar y analizar operaciones sospechosas. Todo el esfuerzo de los sujetos obligados por conocer a sus clientes tiene dos propósitos generales:

1. Servir de medida disuasiva para alejar a los lavadores de la entidad.
2. Permitir la detección de operaciones inusuales y la determinación de operaciones sospechosas,que deben reportarse a las autoridades.

No obstante lo anterior, las entidades financieras deben entender la política de conocimiento del cliente para efectos de la prevención al lavado de activos como parte integral de su negocio e integrarla a los demás esfuerzos que se hacen por conocer al cliente en otras áreas. De esta forma, el conocimiento del cliente desde el punto de vista del mercadeo sirve como guía para la política de prevención al lavado de activos y, a su vez, la labor de prevención al lavado de activos puede arrojar información valiosa que se traduce en un mejor servicio a los clientes.

3.1.2. Información relevante

Se puede tener mucha información sobre el cliente sin que ésta sea relevante para efectos de prevenir y controlar el lavado de activos. La información relevante para este propósito es la que sirve para establecer los siguientes aspectos:

1. Identificación completa
2. Actividad económica, procedencia u origen de los fondos
3. Volumen y caracterésticas de las transacciones financieras

3.1.3. Diferencia entre cliente y usuario

El supervisor bancario y las normas internas propias de las entidades Manual de Prevención deben definir la categoría que tienen las diferentes personas con las cuales el sujeto obligados realiza transacciones.

En términos generales, se distinguen dos grandes categorías de personas: clientes y usuarios. Esta distinción responde a la necesidad de ejercer diferente tipo de controles, según la posibilidad real y jurídica que tienen los sujeto obligados de conocer a la persona a la cual se le presta el servicio. Es importante anotar que para ciertas legislaciones, no existe esta división o categorización. Esta división ha sido més el resultado de la experiencia de algunos supervisores bancarios y entidades financieras al dar una aplicación práctica a la política de "conozca a su cliente".

Cliente

Se entiende como cliente, la persona natural (física) o jurídica (moral), con la cual se tienen una relación contractual de carácter financiero. Esta relación puede ser de manera ocasional o permanente.

Usuario

El usuario es la persona natural o jurídica, que tiene acceso a un número limitado de servicios de la entidad, pues no existe la relación contractual o, si existe, ésta no genera un riesgo significativo.

Como la línea divisoria entre estos dos conceptos no es definitiva y puede variar según la legislación, el concepto del supervisor bancario y las caracterésticas del sujeto obligado, se recomienda que cada entidad defina en su manual de prevención al lavado de activos quienes son sus clientes.

La diferenciación entre cliente y usuario tiene como propósito establecer obligacionesde control más estrictas para los clientes, debido a que éstos tienen una relación más significativa con la entidad, pero manteniendo controles suficientes para los usuarios.

3.1.4. Tipos de clientes

Si bien cada cliente es único, las entidades deben encontrar criterios clasificadores para analizar sus operaciones y orientar los controles correspondientes. La primera clasificación lógica de los clientes obedece a la distinción entre personas naturales (físicas) o jurídicas (morales), a continuación nos referiremos a éstos y otros clientes especiales.

Personas naturales (físicas) y jurídicas (morales)

La identificación de las personas jurídicas requiere la solicitud de más información, no es suficiente contar con los mismos datos que suministraría la persona natural. Las personas jurídicas están compuestas por socios, pueden tener varios representantes legales y domicilios. Por esta razón, es importante ir más allá de los datos básicos y conocer algo más sobre las personas que dirigen y controlan a la persona jurídica. Adicionalmente, las transacciones comerciales, contables y financieras de las personas jurídicas (morales) son más complejas, por lo tanto se requiere mayor soporte documental para entenderlas.

Una de las ventajas que existen al momento de verificar información suministrada por personas jurídicas (morales) es que por su naturaleza especial la ley exige que gran parte de estos documentos sean públicos.Es el caso de las escrituras de constitución, los registros mercantiles y algunos de sus informes financieros y contables.

Clientes extranjeros

Los clientes extranjeros generan una dificultad adicional para su identificación, pues la mayoría de los documentos provienen de otros países y esto dificulta su verificación. Es bien conocido en el medio la existencia de jurisdicciones laxas frente a la supervisión bancaria y la constitución de sociedades. Empresas provenientes de dichos países pueden presentar información documental original, aparentemente satisfactoria, pero que induce al error en cuanto a la verdadera apreciación de la seriedad y solidez de estas personas.

Actuaciones por medio de apoderado

Jurídicamente existe la posibilidad de nombrar apoderados para realizar actuación, incluyendo transacciones bancarias y financieras, en nombre de otra persona. Estos apoderados pueden acercarse legítimamente a los sujeto obligado en representación de un cliente y realizar operaciones. De acuerdo con las políticas de Conocimiento del Cliente de la entidad, este tipo de operaciones requiere una doble identificación, pues es necesario identificar tanto al cliente y como a su apoderado. Además, es necesario corroborar la validez y autenticidad del poder o el documento en el cual consta la designación del apoderado.

El Conocimiento del Cliente como parte de las políticas de una entidad financiera no es un concepto nuevo, por el contrario, se trata de un aspecto fundamental de la actividad bancaria desde sus orígenes. Lo que es novedoso, es el establecimiento de procedimientos y mecanismos de identificación del cliente y determinación de su actividad económica para prevenir el lavado de activos.

3.4.1. Principales objetivos

La Política de Conocimiento del Cliente no debe mirarse como una actividad aislada que no cumple con los objetivos principales del negocio.Por el contrario, una política efectiva de Conocimiento del Cliente puede servir de base para una exitosa gestión comercial y de administración del riesgo.

Objetivos Comerciales

Conocer al Cliente nos permite conocer sus características como consumidor de servicios financieros, para ofrecer productos adicionales o novedosos. Los retos del mercado actual exigen que las entidades conozcan las preferencias y los hábitos de consumo de sus clientes, toda esta información, debidamente analizada, permite personalizar y mejorar el servicio.

Objetivos Preventivos o de Control

Ejercer la Política de Conocimiento del Cliente no solamente previene y controla la ocurrencia de operaciones de lavado de activos. Una entidad bien informada sobre la actividad económica de su cliente puede evitar otros delitos contra la entidad como el fraude.

Objetivo de Administración del Riesgo

La esencia del negocio financiero es la administración del riesgo. Un seguimiento constante de las operaciones de los clientes, en particular y en su conjunto, permite evaluar correctamente el riesgo crediticio y tomar acciones frente a otros riesgos como el fraude.

3.4.2. Resultado de la Política de Conocimiento del Cliente

Cuando las entidades han logrado desarrollar su Política de Conocimiento del Cliente en forma efectiva, no solamente están cumpliendo con una obligación legal, sujeta a sanciones por incumplimiento. Conocer al cliente, le aporta muchos beneficios a la entidad, entre los cuales vale la pena mencionar:

• Selección adecuada de clientes, basada en información confiable y análisis del riesgo de lavado de activos.
• Detección de operaciones inusuales cuando las operaciones del cliente se alejan de los parámetros de normalidad que se deducen de la actividad del cliente.
• Sustento para reportar como operaciones sospechosas, aquellas que una vez comparadas con la información suministrada por el cliente se consideran como sospechosas.
• Prueba ante el supervisor bancario que el sujeto obligado ha actuado diligentemente en la aplicación de los controles al lavado de activos.
• Datos y documentos sobre el cliente para atender las solicitudes particulares de información que presenten las autoridades competentes.

3.4.3. Relación de la Política de Conocimiento del Cliente con otroscontroles

La Política de Conocimiento del Cliente se relaciona con otros controles al lavado de activos. Cada uno de estos controles hace parte del sistema establecido por la entidad para minimizar su exposición al riesgo de ser utilizada para lavar activos y colaborar con las autoridades en la prevención del delito. A continuación abordaremos los puntos de encuentro entre la Política de Conocimiento del Cliente y otros controles:

Reporte de Transacciones en Efectivo

El Reportede Transacciones en Efectivo es un control objetivo que consiste en diligenciar un formulario especial, en el cual se consigna información sobre las personas y la operación, cuando se realizan transacciones en efectivo por un monto superior al fijado por la ley o el supervisor bancario. Este formulario tiene como propósito dejar constancia de las operaciones en efectivo significativas que los clientes y usuarios realizan en la entidad.

El formulario en el cual se consignan las operaciones en efectivo no reemplaza la demás información que se debe tener sobre el cliente. A su vez, al Conocer al Cliente es importante definir si dentro del giro ordinario de los negocios del cliente esta el manejo de grandes sumas de efectivo, para efectos de detectar operaciones inusuales.

Reporte de Operaciones Sospechosas

Para poder reportar una operación como sospechosa, las entidades tienen que comparar el conjunto de operaciones del cliente con su perfil. Operaciones que resultan normales para determinados clientes pueden ser completamente sospechosas para otros.

Ejemplo: Un panadero consigna dinero en efectivo todas las tardes y un pensionado recibe giros del exterior todos los meses, estas transacciones son completamente normales pues por los resultados de la Política de Conocimiento del Cliente sabemos que la panadería recibe efectivo como resultado de sus negocios legítimos y el pensionado recibe un giro de su hijo que vive en los Estados Unidos, transacción igualmente legítima. Si la panadería recibiera giros del exterior sin justificación la operación sería inusual. A su vez, si el pensionado recibiera dinero en efectivo todos los días, esa operación tambén sería inusual. Como conclusión, las operaciones por si solas no son inusuales o sospechosas; es la relación entre la operación y la actividad económica del cliente lo que origina la inusualidad, que si no tiene una respuesta razonable se convertiría en sospechosa.

Segmentación del Mercado

En términos simples, segmentar el mercado es agrupar a los clientes de acuerdo con las características básicas de sus operaciones (volumen, frecuencia, productos, localización, etc.). La racionalidad de los negocios dicta que los clientes de un mismo segmento deben tener características económicas, contables y financieras similares. Es decir que los datos recolectados al momento de conocer a nuestros clientes nos deben permitir asumir el segmento del mercado en el cual se situarán.

Conocer al Cliente implica recolectar y analizar información relevante sobre su identidad y su actividad económica. Esta información proviene de diferentes fuentes, públicas y privadas, y conforman un conjunto de datos que le sirven al sujeto obligado para conocer el riesgo relativo de cada uno de sus clientes frente a operaciones de lavado. A su vez, todos los documentos y los datos recolectados en desarrollo de esta política servirán de sustento para detectar operaciones sospechosas y encontrarle justificación a operaciones que aparecían como tal a primera vista. Por estas razones de peso, las entidades deben recaudar la información pertinente sobre sus clientes, de acuerdo con ciertas pautas que se describen a continuación. De esta labor depende el éxito del control que con dicha información se puede ejerce.

Los aspectos o labores que conforman el Conocimiento del Cliente son:

• Identificación del Cliente
• Diligenciamiento de Formularios
• Solicitud de Documentos de Soporte
• Verificación de Datos
• Consulta de Listas Especiales
• Asignación del Perfil y ubicación en el segmento del mercado
• Selección del Cliente
• Anticipación de Servicios y Movimientos
• Solicitud de una Declaración Jurada
• Conservación y Organización de la Información
• Consolidación de Operaciones
• Actualización de Datos y Documentos

3.3.1. Identificación del Cliente

Comúnmente las personas se identifican con el nombre y el número de documento de identidad. En términos sencillos, identificar es asegurarse que la persona que se acerca a la entidad no es otra, es decir no es suplantada o está actuando con una identidad falsa. Las entidades financieras y el comercio, emplean diversos métodos para identificar a las personas y dejar constancia de que fueron efectivamente ellas quienes realizaron las operaciones o transacciones. Esta labor se basa, por lo general, en el cotejo o comparación de la firma, la fotografía y la huella dactilar en documentos que se presumen auténticos, frente a los documentos presentados por el cliente o usuario.

Los documentos que habitualmente se utilizan para identificar personas naturales (físicas)son: partida de nacimiento, documentos de identidad, cédula electoral, licencia de conducción, pasaporte, tarjeta de seguridad social o registro civil. Para identificar las personas jurídicas (morales) comúnmente se emplean algunos de los siguientes documentos: contratos sociales, estatutos, registro mercantil, documentos notariales, documentos de identificación tributaria, licencias o registros especiales.

Como mecanismo adicional se solicitan referencias personales, laborales, bancarias o comerciales que tienen el propósito de determinar la existencia real de la persona, vincularla con otros individuos o empresas, y facilitar la verificación de los datos básicos.

Es importante que cada sujeto obligado establezca una lista de documentos admisibles como identificación, según cada caso y de acuerdo con las normas del supervisor bancario.

Es importante que cada sujeto obligado establezca una lista de documentos admisibles como identificación, según cada caso y de acuerdo con las normas del supervisor bancario.

3.3.2. Diligenciamiento de Formularios

No basta con identificar a la persona, es necesario consignar sus datos básicos y su información financiera en tal forma que ésta pueda ser utilizada cuando se requiera. Por esta razón, el supervisor bancario o las mismas entidades suelen establecer formularios especialmente diseñados para consignar la información que permite obtener un conocimiento adecuado del cliente.

Normalmente estos formularios se diseñan y clasifican según los siguientes aspectos:

• Servicio o producto (ejemplo: Formulario de Apertura de Cuenta Corriente)
• Tipo de cliente (ejemplo: Persona jurídica o moral)
• Monto de la Operación (ejemplo: Formulario de información adicional para giros de divisa superiores a una determinada suma)
• Etapa de la relación con el cliente (ejemplo: Formulario de Actualización de Datos)

3.3.3. Solicitud de Documentos de Soporte

Si bien existe el principio de buena fe, la información suministrada por los clientes debe ser verificada y soportada en ciertos casos. Por esta razón, los sujeto obligado deben solicitar ciertos documentos originales para comprobar la veracidad de la información suministrada. En ciertos eventos los sujeto obligado conservan copias u originales de algunos de estos documentos como formatos, declaraciones,contratos, etc.

3.3.4. Verificación de Datos

La obligación de verificar la información suministrada, de la cual se hizo referencia en el punto anterior, puede cumplirse de varias formas, según el riesgo que implique la transacción, la experiencia de la entidad y las posibilidades prácticas. En algunos casos, basta con consultar información pública y fácilmente disponible, como la guía telefónica, por ejemplo, para corroborar los datos suministrados por el cliente. En otros casos, las entidades consideran necesario tomar medidas adicionales y visitan al cliente en sus instalaciones para confirmar que la información suministrada es veraz. No es operativo ni pertinente visitar a todos los clientes de la entidad, como tampoco es prudente creer en toda la información suministrada por los clientes. Las entidades deben ejercer su buen juicio, conforme a la legislación aplicable, para determinar el alcance de su política de verificación de información.

Para apoyar la labor de verificación de la información presentada por el cliente es de gran utilidad contar con otras fuentes de información que puedan ampliar estos datos. Comúnmente los sujeto obligado acuden a las centrales de riego e información financiera, y las autoridades que certifican antecedentes judiciales, cuando esta información está disponible.

3.3.5. Consulta de Listas Especiales

A criterio de la entidad, se pueden utilizar las listas que diferentes autoridades expiden con el propósito de alertar sobre los antecedentes de ciertas personas o empresas. Estas listas deben ser utilizadas con sumo cuidado, pues la existencia de homónimos puede generar inconvenientes en su aplicación. Para efectos del narcotráfico, es muy conocida internacionalmente las listas de la OFAC, dependencia del Departamento del Tesoro. (www.ustreas.gov/ofac).

3.3.6. Asignación del Perfil

El conocimiento del cliente se traduce en la recolección de datos y documentos que dan soporte a los negocios que el cliente quiere realizar con la entidad. Esta información es útil para realizar análisis y estudios caso por caso. Sin embargo, para realizar controles más operativos y efectivos, los sujeto obligado deben diseñar un sistema de perfiles que les permita describir en forma simple las características de un cliente. Estos perfiles deben ser relevantes al momento de confrontarlos frente a las operaciones realizadas por un cliente. No existe una forma única de realizar los perfiles, sin embargo, para efectos operativos, es importante que el sistema de perfiles sea ante todo simple.

Ejemplo simplificado: El Banco de Oro tiene un sistema de tres perfiles, así:

A: Clientes Pequeños

B: Clientes Medianos

C: Clientes Grandes

En la Oficina Principal vinculan como cliente al señor Arcadio Buendía y después de analizar la información suministrada (Conocimiento del Cliente) le asignan el perfil B por ser un cliente Mediano.

Al mes, el Gerente de la Sucursal revisa los listados de movimientos mensuales y nota que Arcadio Buendía tiene perfil B, pero realiza operaciones típicas, por su monto, del perfil C, correspondiente a los "Clientes Grandes". No fue necesario consultar todos los documentos y formularios para detectar esta operación inusual, el sistema de perfiles permite analizar muchas operaciones en forma ágil y rápida. Ahora, el Gerente y los responsables de la prevención al lavado de activos en la entidad tienen que estudiar la información del cliente para definir si realmente se trataba de una operación sospechosa.

3.3.7. Selección del Cliente

Como lo hemos manifestado, el conocimiento del cliente al momento de la vinculación del mismo tiene varias ventajas. La más importante de ellas es que al no haberse realizado todavía ninguna transacción económica, el sujeto obligado esta a tiempo para determinar si el cliente está dentro de su mercado objetivo. En algunos casos, los sujetos obligados determinan que no es conveniente vincular al cliente, pues dentro de sus controles tienen un sistema de evaluación de factores de riesgo que les permite detectar desde el comienzo los clientes no deseados.

3.3.8. Anticipación de servicios y movimientos

Una de las herramientas más eficaces para la detección de operaciones inusuales es la anticipación de las operaciones que el cliente tiene posibilidad de realizar según su actividad económica. Se trata de analizar la información financiera suministrada para determinar las características y el monto dentro de los cuales se deben enmarcar las operaciones del cliente en el futuro cercano.

3.3.9. Solicitud de una Declaración Jurada

Es sumamente importante informar al cliente de la necesidad de contar con información verdadera y exacta sobre su identidad y su actividad económica. Muchas veces los clientes abordan los formatos de la Política de Conocimiento del Cliente sin la debida atención, pues asumen que se trata de un trámite rutinario sin mayores consecuencias. Por esta razón, y como medida disuasiva frente a posibles casos de lavado de activos, es costumbre solicitarle a los clientes que certifiquen la veracidad de la información mediante una declaración jurada en este sentido. El mismo texto debe mencionar las consecuencias en caso de suministrar información falsa o hacer uso indebido de los servicios prestados por la entidad.

3.3.10. Conservación y Organización de la Información

La información que se recopila en desarrollo de la Política de Conocimiento del Cliente tiene como propósito servir de sustento para el análisis de operaciones sospechosas que todo sujeto obligado debe realizar. Por esta razón, debe prestarse especial atención a la conservación tanto de los documentos físicos como de los datos que se tengan en medio magnético sobre los clientes.

En este sentido es importante tener en cuenta dos aspectos de la conservación de documentos: organización interna y tiempo de conservación. Algunas legislaciones establecen procedimientos especiales para la organización de la información de los clientes, concretamente establecen el uso de carpetas que deben contener la información básica de cada cliente. Por otra parte, se deben atender plazos de conservación de los documentos del cliente, los cuales oscilan entre cinco y diez años,según el país.

3.3.11. Consolidación de Operaciones

En algunos casos es suficiente una operación de un cliente para poder determinar que se trata de una operación sospechosa. No obstante, en la mayoría de los casos, es necesario apreciar la actividad del cliente en su conjunto para poder compararla con su perfil, el segmento del mercado al cual pertenece, las señales de alerta y los demás mecanismos de control establecidos por el sujeto obligado para determinar que la operación es sospechosa.

Por esta razón, corresponde a las entidades consolidar el conjunto de operaciones de un cliente en un período fijo que normalmente corresponde a un mes calendario, para obtener una visión más completa de los movimientos del cliente y así poder analizarlos.

Recomendamos que el informe de consolidación de operaciones tenga en cuenta lo siguiente:

• Separar movimientos crédito y débito
• Agrupar información por producto y región
• Incluir el Perfil del Cliente y la fecha de asignación del mismo
• Describir el Segmento del Mercado en el cual se encuentra el cliente

3.3.1.2. Actualización de Datos y Documentos

Algunos de los datos que el cliente suministra al momento de su vinculación tienen baja probabilidad de cambiar con el tiempo. Por el contrario, la información financiera es por esencia cambiante, y por lo tanto es necesario actualizarla constantemente para poder analizar las operaciones del cliente frente a su perfil real. Muchas operaciones que a primera vista aparecen como sospechosas, son el resultado de comparar operaciones de los clientes frente a perfiles desactualizados.

Ejemplo: Industria Pegasuelas es una pequeña zapatería local que abrió una cuenta corriente en 1993 con el Banco de Oro. En el año 2002, el ejecutivo de cuenta se alarma al enterarse que dicha empresa está recibiendo giros en dólares por sumas superiores a los 100.000 USD mensuales. Antes de reportar la operación, los responsables de la prevención al lavado de activos verifican la información del cliente y se dan cuenta que está actualizada. El ejecutivo de cuenta visita la empresa y se da cuenta que ya no tienen la misma dirección ni el mismo teléfono. Después de realizar algunas averiguaciones en el medio y visitar al gerente, se dan cuenta que la compañía llevaba creciendo 9 años consecutivos, que tiene productos exitosos, que exportan a 15 países, que ha recibido capital lícito mediante la venta de acciones a inversionistas de la industria del calzado y que no tenían nada que esconder. El Banco de Oro, dentro de sus cuatro paredes no se dio cuenta que su cliente crecía y perdió muchas oportunidades de negocios. Antes de reportar a un cliente es importante preguntarse que tan actualizada está la información.

El Conocimiento del Cliente no es simplemente una obligación puntual que se cumple con el diligenciamiento de unos formatos. Se trata de una política que implica una acción planeada y coordinada entre varias áreas de la entidad, labor que se desarrolla en cinco instancias: preparación y diseño, vinculación del cliente, análisis de la información, prestación del servicio y actualización de datos.

Para desarrollar una política de Conocimiento del Cliente eficaz, las entidades deben realizar una labor continua y organizada que puede ser descrita mediante las siguientes etapas:

3.2.1. Preparación y diseño

Bajo el criterio orientador de la legislación vigente y los instructivos del supervisor bancario, los sujetos vigilados deben establecer procedimientos para cumplir con la obligación de conocer al cliente. Al mismo tiempo, se deben diseñar y elaborar los formatos correspondientes y establecer los sistemas de almacenamiento, conservación y consulta de la información.

3.2.2. Vinculación del Cliente

El momento más importante en este proceso es la vinculación del cliente. Se trata de su primera relación con la entidad, en la cual el cliente presenta su documentación y la entidad decide sobre su vinculación. Esta oportunidad es muy valiosa para desarrollar la política de conocimiento del cliente y prevención del lavado de activos. Para efectos operativos y de control propios del servicio, las entidades solicitan información básica como registros de firmas, fotocopias de documentos de identidad, direcciones de correspondencia, referencias, etc. A su vez, la política de Conocimiento del Clienteconlleva la solicitud y análisis de información complementaria que tiene como único fin evitar que la entidad sea utilizada para lavar activos o legitimar capitales.

La legislación de algunos países establece procedimientos y mecanismos específicos para la conservación y organización de dicha información. En todo caso, es importante tener en cuenta que cuando se analicen operaciones inusuales sospechosas, la mejor fuente de información para realizar este estudio es aquella suministrada por el cliente al momento de vincularse a la entidad. En consecuencia, un mecanismo que permita la consulta fácil de esta información es fundamental para el ágil desarrollo de la política de prevención al lavado de activos.

3.2.3. Análisis de la información suministrada

El Conocimiento del Cliente no es una actividad pasiva, en la cual el sujeto obligado solicita la información y el cliente o usuario la suministra. Se trata de una labor en la cual el sujeto obligado, solicita la información, se asegura que esté completa, solicita información adicional o explicativa, verifica ciertos datos y, finalmente, establece que toda la información tenga sentido y sea coherente.

3.2.4. Prestación del servicio

Una vez vinculado formalmente a la entidad, para el caso de los clientes, o en cualquier momento, para el caso de los usuarios, las personas acuden a las entidades financieras para realizar sus transacciones con diferentes propósitos y bajos muy diversas modalidades.En todos estos eventos, la entidad debe identificar a las personas que realizan estas operaciones, sin necesidad de repetir el proceso que se realizó a la hora de la vinculación del cliente.

Cuando se presta un servicio a un cliente ya vinculado, sobre el cual se ejerció la Política de Conocimiento del Cliente, se pretende simplemente confirmar que la persona que realiza las transacciones es efectivamente el cliente de la entidad. Lo anterior con varios propósitos dentro de los cuales se encuentran:

1. Comparar la operación con el perfil del cliente y el segmento del mercado
2. Consolidar las operaciones periódicas del cliente para efectos de análisis y control
3. Confrontar los listados especiales (Listas de clientes que no deben ser vinculados.Por ejemplo, personas incluidos en las listas de la OFAC)
4. Verificar las señales de alerta correspondientes (ver capítulo de Señalesde Alerta)

3.2.5. Actualización de datos

Es normal y previsible que los clientes de las entidades financieras cambien algunas de sus características personales y financieras durante la duración de la relación contractual con la entidad. Los individuos y las empresas cambian de actividad económica, de domicilio, etc. Por esta razón, es importante actualizar en forma periódica y sistemática los datos suministrados por los clientes. De lo contrario, la confrontación de las operaciones realizadas con la información no actualizada del cliente puede inducir a creer que existen operaciones sospechosas donde no las hay o lo contrario.